Eén integraal werkende organisatie

Dienstverlening naar burgers

Burgers maken niet langer de gang van het ene loket naar het andere. Onze dienstverlening wordt steeds toegankelijker. Zowel in wijken als door middel van digitale dienstverlening.
Omdat de digitalisering van de samenleving grote invloed heeft op de dienstverlening van de gemeente zijn we in 2018 gestart met de voorbereidingen op een gemeente brede visie op dienstverlening en digitalisering. Door middel van slimme technologie via een gepersonaliseerde, integrale digitale toegang (zogenaamde slimme voorkant) kunnen we onze dienstverlening verbeteren. Hierdoor is in toenemende mate de dienstverlening integraal en zonder tussenkomst van een fysieke balie, burgers hoeven niet langer de gang van het ene loket naar het andere te maken. We pakken de ontwikkeling van Digitalisering en Dienstverlening op in aansluiting bij het landelijke programma ‘Samen Organiseren ‘ en in samenwerking via onder andere Dimpact, de coöperatieve vereniging van, voor en door gemeenten. In het kader van Vensters op Dienstverlening hebben we in 2018 strategische indicatoren opgesteld om de digitale dienstverlening goed te kunnen monitoren.

In programma 11 Stadhuis en Stadjer van de jaarrekening 2018 wordt verder ingezoomd op de gemeente brede visie op dienstverlening en digitalisering.

Zaakgericht werken
Zaakgericht werken is een werkwijze die bijdraagt aan laagdrempelige digitale dienstverlening aan de burger. In 2018 hebben we aanzienlijke voortgang geboekt bij het invoeren hiervan. Inwoners kunnen nu de meeste diensten en producten met betrekking tot levensonderhoud digitaal aanvragen. Daarnaast is het merendeel van de producten van publiekszaken via de zaakgerichte module van Dimpact digitaal aan te vragen. Inwoners die een melding over de openbare ruimte online doorgeven, krijgen via het zaaksysteem een terugkoppeling en ook de eerste vergunningen zijn digitaal aan te vragen.

Verbeterprogramma financieel administratieve beheersing
Het verbeterprogramma financieel administratieve beheersing is in 2017 gestart na de afkeurende verklaring van de accountant over het controlejaar 2016 en gericht op het verkrijgen van een structureel goedkeurende verklaring. Terugkijkend naar 2018 is het eerste halfjaar besteed aan repareren, meer en beter auditen en verbetering van het proces van de jaarrekening met als resultaat een goedkeurende verklaring bij de jaarrekening 2017. In ons raadsvoorstel Verbeterprogramma financieel administratieve beheersing van juni 2018 hebben wij aangegeven dat wij ons vanaf dat moment richten op verbeteringen en borging op de middellange termijn. Het verbeterprogramma loopt tot medio 2020. Voor 2018 zijn als resultaten benoemd:

• Vastgestelde Visie op control;
• Herontwerp en implementatie strategische herinrichting Grondbedrijf.

Aan de Visie op control wordt nog gewerkt. Control gaat over sturing & beheersing en raakt daarmee vele verantwoordelijkheden. Er is gekozen voor zorgvuldigheid in het proces door verantwoordelijken te betrekken in plaats van snelheid.
Voor het herontwerp van de strategische herinrichting Grondbedrijf is de verkenningsfase in september 2018 afgerond, waarna in 2018 verder vorm is gegeven aan de doorontwikkeling van het grondbedrijf (waaronder herontwerp werkprocessen). Begin 2019 is een kwartiermaker gestart met doorontwikkeling, borging processen, uitwerking strategische visie en uitwerking structurele inhoud van deze taak. Medio 2019 wordt deze rol definitief (structureel) ingevuld.
Aan de overige acties die in het raadsvoorstel worden genoemd wordt gewerkt. Het audit committee wordt geïnformeerd over meer gedetailleerde voortgang.

Omgevingswet
De Omgevingswet treedt op 1 januari 2021 in werking. De Omgevingswet vervangt tientallen wetten en ministeriële regelingen die belangrijk zijn voor de leefomgeving. Ook hierbij streven we naar een laagdrempelige, integrale dienstverlening en één loket. Uit de impactanalyse zien we dat naast een herinrichting van onze werkprocessen, een aanpassing van werkwijzen en gedrag nodig is. Er is een integrale beoordeling nodig (op het gebied van veiligheid, gezondheid, milieu en dergelijke) waarbij we de proceduretijd in de meeste gevallen fors moeten verkorten. In 2018:

• Heeft de raad de omgevingsvisie The Next City vastgesteld;
• Zijn we gestart met de pilot Omgevingsplan Woldwijk (Ten Boer), waarvoor we een omgevingsplan maken met een zo’n minimaal mogelijk aantal regels. Hierbij sluiten we aan op de gemeentelijke visie voor dit gebied;
• Zijn diverse werkprocessen, inclusief serviceformules, uitgewerkt. Voorbeelden zijn de processen vergunningverlening en toezicht.

Interne organisatie

Gemeentelijk vastgoed
Om breed te kunnen sturen op ons vastgoed hebben we ons gemeentelijk vastgoed gebundeld in één vastgoedorganisatie. Om dit te kunnen realiseren hebben we in juli 2018 een reorganisatieplan vastgesteld. Daarnaast is in 2018 gestart met het werken met meerjarenonderhoudsplanningen om het planmatig onderhoud van de vastgoedportefeuille beter te organiseren. Ook is ingezet op verdere professionalisering via inzet van ICT ten aanzien van huurders- en gebruikersadministratie en het structureren en ordenen van projectmanagement en klant-/opdrachtgever relaties.

In november heeft de gemeenteraad de financiële verordening gewijzigd (met terugwerkende kracht 1 januari 2018). Hiermee is besloten tot introductie van restwaarde voor vastgoed met een maatschappelijke functie, één en ander ter uitvoering van een door de gemeenteraad geformuleerde financiële taakstelling.

Activiteit gericht werken
Voor een integraal werkende organisatie is kennisdeling en elkaar ontmoeten onontbeerlijk. Dit faciliteren we door onze kantoren geschikt te maken voor Activiteit Gericht Werken. Daarbij is niet iedereen meer gebonden aan een vaste werkplek. Door een juiste ondersteuning op het gebied van ICT, flexibele werkplekinrichting, samenwerking en afstemming met collega’s kunnen onze medewerkers met focus aan de slag.

Ontwikkelingen
We werken steeds meer samen met andere (maatschappelijke) organisaties. Daarbij willen we niet meer alle taken zelf uitvoeren en maken we gebruik van de kennis van de markt.

Noordelijk Belasting kantoor
Op I januari 2018 is het Noordelijk Belastingkantoor van start gegaan. In het NBK zijn alle belastingheffing- en invorderingstaken van de gemeente Groningen en de waterschappen Noorderzijlvest, Hunze en Aa's en Wetterskip Fryslân samengevoegd. De gemeente en de drie waterschappen zijn zowel eigenaar als opdrachtgever. De ambitie van het Noordelijk Belastingkantoor is om uit te groeien tot een efficiënt en kwalitatief hoogwaardig belastingkantoor. In het eerste jaar heeft het Noordelijk Belastingkantoor te maken gehad met aanloopproblemen. Besloten is om Berenschot onderzoek te laten doen naar de bestaande risico’s en de problemen waar het Noordelijk Belastingkantoor in de toekomst mee te maken kan krijgen. Het onderzoek richt zich onder andere op de bedrijfsvoering en de organisatiecultuur. Aan het einde van het eerste kwartaal 2019 verwachten we de resultaten.

Wij-organisatie
Sinds 1 januari 2018 is Stichting WIJ Groningen een zelfstandige organisatie op het snijvlak van welzijn en zorg. Wij Groningen werkt met 11 WIJ-teams (ongeveer 500 mensen) in de Groningse wijken, dicht bij de bewoners. We zijn er voor inwoners van minimaal 9 maanden – 110 jaar. WIJ Groningen ondersteunt en stimuleert de talenten van bewoners en buurten en sociale samenhang in de wijken.
WIJ Groningen verzorgt de toegang tot de Wmo en jeugdhulp, doet de casusregie en biedt lichte ondersteuning aan bewoners. WIJ werkt samen met het netwerk in de buurten en wijken. Voorbeelden van innovatieve werkwijzen zijn de samenwerking met het onderwijs (WIJ Onderwijs) en huisartsen (Ondersteuners Jeugd en gezin bij huisartsen). Vanaf 1 januari 2019 zijn in Haren en Ten Boer ook WIJ teams.

Herindeling

In 2018 is gewerkt aan de operationalisering van de herindeling om primair de dienstverlening ongestoord door te laten gaan en de medewerkers alsmede de werkzaamheden van Haren en Ten Boer in te passen. Resultaat was een nagenoeg foutloze start van de nieuwe Gemeente Groningen. Tevens is in de afgelopen periode een begin gemaakt met de harmonisatiefase. De wet Arhi (Algemene regels herindeling) geeft de nieuwe gemeente tot 2 jaar na herindelingsdatum de tijd om in deze fase beleid- en regelgeving van de drie oude gemeenten op elkaar af te stemmen.

Outsourcing ICT
Met de uitbesteding van de ICT willen we de flexibilitit en het innovatief vermogen verbeteren.
Het aanbestedingstraject is afgerond. Het traject om de uitbesteding van het ICT beheer uit te voeren (transitie ICT beheer) is september 2018 gestart, waarbij de sleuteloverdracht gepland is voor half maart 2019.

Prestatie indicatoren
We verantwoorden in dit onderdeel de indicatoren. Als er geen gegevens beschikbaar zijn staat er een streepje.

Gemeente Groningen heeft veel diensten in eigen beheer. Voorbeelden zijn de milieudienst, sportaccommodaties, de Oosterpoort, de Stadsschouwburg en de GGD. Daardoor zijn onze apparaatskosten hoger dan het landelijk gemiddelde. Dit werkt ook door in de formatie en bezetting. Dat de apparaatskosten een stijging laten zien komt door de grotere inzet op het energieprogramma, de voorbereiding van de uitbesteding van taken en administratieve veranderingen. De verwachting is dat een deel van deze stijging incidenteel is. De effectuering van de uitbesteding van taken leidt tot een daling in de apparaatskosten in komend jaar.

We zien dat we onze betalingen vaker dan gemiddeld binnen de wettelijke termijn doen. Dit komt doordat we hier actief op sturen en onze processen efficiënt hebben ingericht.

De stijging van de oninbare facturen sociale zekerheid heeft te maken met een groot aantal afboekingen in verband met een op schoon actie in 2018.