De griffie ondersteunt de gemeenteraad zo goed mogelijk bij diens werk, niet alleen in logistieke zin, maar ook procesinhoudelijk. Dat betreft de vergaderingen en alles wat daarbij hoort. Verder denkt de griffie mee over de wijze waarop de raad zou moeten en kunnen meebewegen met diverse maatschappelijke ontwikkelingen.

Wat wilden we bereiken in 2018?

• De raad wordt op belangrijke besluitmomenten in stelling gebracht met adequate informatie, geschikt voor het voeren van een politiek debat op hoofdlijnen;
• De lange-termijnagenda biedt een goed overzicht van de te bespreken agendapunten voor de komende tijd. Daarbij is ook ruimte voor actieve input vanuit de raad;
• De inwoners van de stad weten de raad goed te vinden zodat de betekenis van de raad aan bekendheid wint in de stad;
• Raad en griffie zijn klaar voor de overgang naar de nieuwe gemeente per 1 januari 2019.

Wat hebben we hiervoor gedaan?

• De griffie heeft zich in 2018 gericht op de reguliere zaken: het organiseren van de diverse raad- en commissievergaderingen, het zorgen voor een tijdige en juiste informatiestroom naar de raad toe en het gevraagd en ongevraagd ondersteunen van de raadsleden bij hun werk. Daarnaast zijn er expertmeetings en hoorzittingen georganiseerd en heeft er een raad-onderzoek naar Geothermie plaatsgevonden. Al die zaken waren erop gericht om de raad tijdig en goed in stelling te brengen.
• De agendacommissie heeft door de ondersteuning van de griffie zijn werk steeds beter kunnen doen en is in positie gekomen bij het maken van keuzes ten aanzien van de agenda’s van de commissie- en raadsvergaderingen. Dit gaf de raad ook gelegenheid om eigen onderwerpen in te brengen. De commissievoorzitters en de raadsadviseurs hebben de lange-termijnagenda’s meerdere keren per jaar besproken met de portefeuillehouders en dat heeft gezorgd voor een (redelijk) evenwichtige verdeling van onderwerpen over de agenda’s  
• Ook in 2018 zijn er vele gasten van de raad en groepen jongeren en kinderen van scholen over de vloer in het stadhuis geweest om uitleg te krijgen over hoe de raad werkt, een vergadering bij te wonen en/of een deel van de vergadering na te spelen. Verder zijn er vanuit de griffie vele werkbezoeken georganiseerd, waardoor de raadsleden op vele plekken in de stad gesprekken zijn aangegaan met organisaties en inwoners, naar presentaties hebben geluisterd en ter plekke hebben gekeken hoe uitvoering wordt gegeven aan door de raad vastgesteld beleid.
• De griffie heeft zich samen met collega’s van de gemeenten Ten Boer en Haren gericht op de voorbereiding van de herindeling (afstemming verordeningen, werkwijze raad, aanpassing raadinformatiesysteem) en de daaraan voorafgaande verkiezingen die in november 2018 hebben plaatsgevonden. Hierbij ging het om veel activiteiten in het kader van opkomstbevordering, zoals het maken van de verkiezingskrant, het spel Democracity dat met vele schoolklassen van basisscholen is gespeeld en activiteiten in het kader van de Week van de Democratie, die vlak voor de verkiezingen in november plaatsvond.
  De klankbordgroep, bestaande uit raadsleden van de drie gemeenten is door de griffie ondersteund voor het maken van keuzes voor na 1 januari 2019 en hiervoor zijn de diverse stukken voorbereid.

Conclusie

• De herindeling is (vooralsnog) goed verlopen, net zoals de activiteiten in het kader van de opkomstbevordering. Ondertussen hebben ook de reguliere vergaderingen en werkbezoeken op goede wijze plaatsgevonden. De raad heeft zijn tevredenheid uitgesproken over de ondersteuning vanuit de griffie.